Čas je jeden z nejsilnějších pilířů, které v životě máme. Jak ho můžeme efektivně využít v pracovní i osobní sféře? Jak zatočit s prokrastinací a dokopat se k lepším výsledkům? To a mnohem více se dozvíte v dnešním článku.

Prokrastinaci zná asi každý, jde o chronickou tendenci odkládat plnění povinností a úkolů na pozdější dobu.

zdroj: wikipedie.cz

Co je to time management?

Time management je proces organizace a plánování vašeho času. Jde o přesné rozdělení času a konkrétních činností. Pokud si dobře rozdělíte svůj čas, tak vám umožní pracovat efektivněji, chytřeji, ale ne více, než je třeba. Práci díky time managementu zvládnete v kratším čase i když jde o složité úkoly.

Je to způsob, kterým organizujete a plánujete svůj čas. Většinou jde o konkrétní pracovní nebo osobní činnosti.

zdroj: vyplnto.cz, vlastní graf

Jak využít svůj čas?

Den má stále jen 24 hodin, tak jak ho správně využít? Proč jiní lidé jsou úspěšní, je možné, že využívají právě time management? Odpověď je ano, tito lidé totiž vědí, jak řídit svůj čas. Ti, kteří dosahují nejlepších výsledků, zvládnou svůj čas využít na maximum.

Skvělé výsledky

Být zaneprázdněný není to samé jako být efektivní. V dnešní době na nás číhá příliš mnoho činností, kvůli kterým snadno polevíme. Nejčastěji to jsou právě sociální sítě, na kterých průměrně trávíme přes 2 hodiny denně. To je hodně času, nemyslíte? Zde se můžete podívat na celkový graf, který ukazuje, kolik volného času trávíme online.

zdroj: vyplnto.cz, vlastní graf

Jaké benefity TM přináší:

Vyšší produktivita
Méně stresu
Nezmeškáte termíny
Účinný pracovní tok
Lepší efektivita a motivace
Větší příležitost k povýšení/ posun v podnikání
Schopnost realizovat cíle
Lepší sebeorganizace
Více času na osobní život

Jak pracovat s time managementem?

Na základě práce Stephena Coveyho lze organizaci TM rozdělit do několika generací. Rozdělení plánování času dle 4 bodů:

První generace – před provedením nějakého úkolu si nastavíte upomínku pomocí alarmu.
Druhá generace – plánujete pomocí diáře nebo kalendáře.
Třetí generace – stanovíte si priority.
Čtvrtá generace – zefektivníte vše z výše uvedených, začínáte těmi nejdůležitějšími úkoly a stanovíte si cíle.

Ptáte se, jak dále strategicky řídit TM? Podle některých studií vše začíná stanovením osobních cílů a poté až pracovních. Pro jednotlivé cíle pak stanovíte důležitost a lhůtu, do které chcete danou věc splnit. Výsledkem pro vás bude pak seznam úkolů aktivit. Můžete pracovat pomocí denního, týdenního, měsíčního, popřípadě dlouhodobého plánování.

Seznam úkolů

Nejefektivnější je seznam úkolu, tzv. to-do list. Jedná se o seznam, který vám slouží jako hnací motor ke splnění vašich cílů a přání. Navíc, když si danou věc zapíšete, pak na ni nezapomenete a donutí vás něco dělat. Můžete využít specifické ABC metody. Je to technika, pomocí které se vyznáte ve svém plánování:

zdroj: pexels.com

A: úlohy naléhavé a nejdůležitější

B: úlohy méně naléhavé

C: úlohy nejméně naléhavé

Paretův princip

Nejčastěji je s ABC metodou spojována Paretův princip neboli Paretnovo pravidlo 80/20. Bylo formulováno na základě pozorování italského ekonoma Vilfreda Pareta, podle něj pramení 80 % důsledků z 20 % příčin v různých oblastech života i lidské činnosti. Je založen na tom, že 80 % úloh může být dokončeno v 20 % vašeho času, který máte k dispozici. Zbývajících 20 % úloh bude trvat 80 % času.

zdroj: wikipedie.cz

Příklad Paretovy analýzy:

Modré sloupce představují různé příčiny (Traffic, Child care…) a jsou seřazeny zleva doprava od nejčetnějších po nejméně se vyskytující. Levá osa ukazuje četnost výskytu jednotlivých příčin. Oranžová křivka (někdy označována jako Lorenzova křivka) představuje kumulovaný součet výskytů jednotlivých příčin. Pravá osa ukazuje pravděpodobnost; kumulovaný součet z hodnoty 0 % postupně nabývá hodnoty 100 %. Zhodnocení výsledného grafu záleží na divákovi – lze například prohlásit, že poslední tři příčiny lze zanedbat, neboť se vyskytují přibližně v pouhých 20 % případů.

Pracovní prostředí

V neposlední řadě je nutné zmínit fakt, že pracovní prostředí velmi ovlivňuje výkonnost člověka. Pokud nemáte přehled, kde a co máte a necítíte se ve svém pracovní prostředí dobře, tak nikdy nedosáhnete kýžených výsledků. Nezáleží na tom, jestli pracujete z kanceláře, domova nebo jiného místa. Nemělo by vám nic odvádět pozornost nebo vás znervózňovat. Tyhle kritéria jsou velmi individuální, proto jednejte podle svého pocitu.